Une adresse électronique efficace peut être déterminante pour la réussite de votre entreprise. Découvrez comment créer un e-mail professionnel qui reflète votre marque de la meilleure des manières.
L’e-mail est devenu un moyen de communication courant dans le monde d’aujourd’hui : vous envoyez des e-mails à votre patron, à vos collègues, à vos amis, à votre médecin, etc.
Presque tout le monde possède une adresse e-mail personnelle et l’utilise quotidiennement, que ce soit pour lire ou envoyer des messages. On compte 4 milliards d’utilisateurs des e-mails, et ce chiffre devrait grimper à 4,89 milliards d’ici à 2027. Cela fait beaucoup d’adresses e-mail déjà prises, alors comment choisir la bonne pour votre entreprise ?
Choisir une bonne adresse e-mail professionnelle est crucial pour de nombreuses raisons. C’est grâce à elle que vos futurs clients entreront en contact avec vous, votre adresse doit donc être simple et facile à mémoriser. Personne ne se souviendra comment contacter une entreprise dont l’adresse e-mail est longue et compliquée. Plus elle est simple, mieux c’est.
Pourquoi les adresses e-mail sont-elles importantes ?
Il existe deux types d’adresses e-mail : les adresses personnelles et les adresses professionnelles. La plupart des gens ont une adresse e-mail principale qu’ils utilisent pour leurs communications quotidiennes, tandis que les professionnels utilisent une adresse e-mail réservée à leur activité pour communiquer avec leurs clients et d’autres entreprises. Ces adresses e-mail vous aident à établir votre crédibilité et à rendre votre entreprise plus reconnaissable.
Pourquoi avez-vous besoin d’une adresse professionnelle ? Lorsque vous dirigez votre propre entreprise, il est important d’avoir une adresse e-mail professionnelle pour de nombreuses raisons, notamment :
Fait bonne impression
Votre adresse e-mail est souvent le premier point de contact entre vous et vos clients potentiels. Lorsque quelqu’un voit un e-mail professionnel avec le nom de votre entreprise, il se fait immédiatement une impression positive de votre marque comme étant légitime et établie. Une adresse e-mail professionnelle montre que vous avez investi dans votre entreprise et que vous prenez votre image professionnelle au sérieux.
Renforce votre marque
Votre adresse e-mail est un élément souvent négligé de votre identité en ligne. Une adresse électronique personnalisée comprenant le nom de votre entreprise renforce l’identité de votre marque dans chaque message que vous envoyez. Ce branding cohérent aide les clients à se souvenir de qui vous êtes et rend vos communications instantanément reconnaissables dans les boîtes de réception encombrées.
Votre e-mail devient un point de contact supplémentaire dans votre stratégie marketing globale, travaillant silencieusement en arrière-plan pour renforcer la notoriété de votre marque. Au fil du temps, ce branding cohérent développe un sentiment de familiarité et de confiance auprès de votre audience.
Instaure la confiance
Votre adresse e-mail peut vous aider à nouer des relations professionnelles. Les gens sont plus enclins à faire confiance aux e-mails provenant d’un nom de domaine personnalisé que de comptes e-mail génériques gratuits. Lorsque votre e-mail comporte le nom de votre entreprise, les destinataires ont la certitude de communiquer avec une véritable entreprise plutôt qu’avec un spammeur potentiel.
Cette correspondance professionnelle est particulièrement précieuse lorsque vous demandez des informations sensibles à vos clients ou lorsque vous envoyez des documents importants. Une adresse e-mail professionnelle apporte une légitimité que les services d’e-mail gratuits ne peuvent tout simplement pas égaler.
Offre de la flexibilité
Avec votre propre domaine d’e-mail professionnel, vous pouvez créer plusieurs adresses pour différents services ou fonctions. Qu’il s’agisse de [email protected] ou de [email protected], le fait de diriger les demandes au bon endroit améliore les temps de réponse et la satisfaction des clients.
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez rapidement ajouter d’autres adresses e-mail pour les nouveaux membres de l’équipe sans changer de domaine. Cette évolutivité garantit que votre structure d’e-mail peut accompagner la croissance de votre entreprise sans perturber les canaux de communication établis.
Améliore l’organisation
Les adresses e-mail professionnelles facilitent la gestion de vos communications professionnelles en les séparant des messages personnels. Vous pouvez ainsi mieux suivre les conversations avec les clients, tenir des registres plus clairs et vous assurer que les communications professionnelles importantes ne se perdent pas dans le flot des messages.
De nombreux services d’hébergement d’e-mails proposent des outils d’organisation supplémentaires, tels que des calendriers partagés, des listes de contacts et des espaces de stockage de documents, qui permettent de rationaliser encore davantage vos opérations métier. Cette organisation améliorée vous permet de gagner du temps et de réduire la probabilité de manquer des communications.
Idées d'e-mails professionnels
Vous savez maintenant ce qu’est un e-mail professionnel et pourquoi les adresses électroniques sont utiles. Mais maintenant vient la partie importante : choisir une adresse e-mail pour votre entreprise. Sélectionner une adresse professionnelle peut s’avérer difficile, alors pour vous aider, nous vous proposons quelques idées dont vous pouvez vous inspirer :
Prénom + nom de famille
En cas de doute, l’utilisation de votre prénom et de votre nom de famille est toujours une bonne idée lorsqu’il s’agit d’une adresse e-mail. Cette solution ne convient pas à toutes les entreprises, en particulier celles qui emploient plusieurs personnes, mais c’est une bonne option pour les entrepreneurs qui utilisent leur nom pour leur entreprise. L’avantage de ce type d’adresse e-mail est qu’elle est facile à mémoriser, mais l’inconvénient est qu’elle ne fonctionnera pas si vous prévoyez que votre entreprise se développe à un moment ou à un autre.
Raccourcir le nom
Que vous utilisiez votre nom ou celui de votre entreprise, une autre bonne idée pour une adresse e-mail professionnelle est d’inclure une version abrégée du nom. C’est une bonne idée si le nom complet de votre entreprise est trop long pour être inclus dans une adresse e-mail. Toutefois, le fait de raccourcir le nom peut également prêter à confusion et les gens risquent davantage de faire des fautes de frappe.
Votre nom et votre emplacement
Un autre exemple d’adresse e-mail consiste à inclure votre nom et votre localisation. C’est une bonne idée si votre entreprise possède plusieurs sites et que vous avez besoin d’un moyen de les différencier.
Par exemple, si vous avez un bureau à New York et un bureau à Los Angeles, un e-mail peut être dupont.paris@domaine et un autre dupont.marseille@domaine. Toutefois, ce type de format d’e-mail peut prêter à confusion si vous ou un employé êtes muté dans un autre lieu.
Votre nom et votre service
Si votre entreprise compte de nombreux services différents, un bon moyen de les différencier est de combiner le nom de l’employé avec son service.
Par exemple, une personne qui travaille aux ressources humaines sera dupont.RH@domaine, et une personne qui travaille à la comptabilité sera dupont.comptabilite@domaine. Ce type de format d’e-mail fonctionne très bien si un employé reste rattaché à son service, mais il peut s’avérer délicat lorsque quelqu’un change d’intitulé de poste et doit obtenir une nouvelle adresse.
Quel que soit l’adresse e-mail que vous choisissez, il est important qu’elle soit simple et facile à mémoriser. Toute adresse trop longue ou compliquée sera facile à oublier et difficile à saisir. Votre adresse électronique doit également être facilement prononçable et inspirer la confiance afin que vos clients se sentent à l’aise lorsqu’ils vous envoient un e-mail.
Votre adresse e-mail doit refléter votre entreprise de manière simple. Que vous utilisiez votre nom et votre localisation ou votre nom et votre service, tant que votre adresse e-mail est simple et mémorisable, tout devrait bien se passer.
Bonnes pratiques pour le format des adresses e-mail professionnelles
Une fois que vous avez décidé d’utiliser une adresse e-mail professionnelle, l’étape suivante consiste à la mettre en forme correctement. La structure de votre adresse e-mail a un impact significatif sur la façon dont les clients perçoivent votre entreprise. Voici quelques bonnes pratiques à suivre lorsque vous créez des adresses e-mail professionnelles pour vous-même ou votre équipe.
Évitez les chiffres, l'argot et les caractères spéciaux
Veillez à ce que votre adresse e-mail soit claire et sérieuse en évitant les chiffres, les expressions argotiques et les caractères spéciaux. L’utilisation d’éléments tels que « cool92 » ou « super!!! » dans votre adresse e-mail d’entreprise peut vous faire paraître peu professionnel et donner un air de spam.
Un format simple et direct utilisant votre nom ou votre service donne une impression de confiance et réduit les risques de fautes de frappe lorsque d’autres personnes tentent de vous contacter.
Gardez-le court, prononçable et cohérent
Les adresses e-mail plus courtes sont plus faciles à retenir, à saisir correctement et à communiquer oralement. Choisissez une adresse que vous pouvez facilement communiquer à quelqu’un au téléphone sans avoir à épeler chaque caractère.
Pour les adresses e-mail de toute une entreprise, établissez un standard (comme pré[email protected]) afin de donner une image professionnelle à l’ensemble de votre organisation et de rendre les adresses e-mail prévisibles tant pour les employés que pour les clients.
Utilisez les séparateurs (points, tirets, etc.) à bon escient
Les séparateurs tels que les points, les tirets ou les traits de soulignement peuvent rendre les adresses e-mail plus lisibles sans ajouter de caractères spéciaux. Le point (pré[email protected]) est le plus couramment utilisé et donne une image plus soignée dans un cadre professionnel.
Quel que soit le séparateur que vous choisissez, utilisez-le de manière cohérente au sein de votre organisation afin de conserver une apparence uniforme et professionnelle. Évitez d’utiliser plusieurs séparateurs différents dans la même adresse e-mail, car cela peut prêter à confusion.
Domaine personnalisé ou domaine gratuit
Il existe de nombreux avantages à disposer d’un domaine personnalisé pour votre entreprise plutôt qu’un domaine gratuit. Ces derniers présentent de nombreuses limites.
Les domaines d’e-mail gratuits ne présentent pas d’excellents taux de délivrabilité et vos e-mails sont plus susceptibles d’être confondus avec du spam, ce qui n’est pas idéal lorsqu’il s’agit de campagnes marketing.
En revanche, si vous disposez d’une adresse e-mail personnalisée, il sera beaucoup plus facile pour les gens d’entrer en contact avec vous. Une adresse e-mail personnalisée renforcera également la crédibilité de votre entreprise, car elle vous fera paraître plus officiel que si vous utilisiez un domaine gratuit. Avec un e-mail personnalisé, vous pouvez également le définir comme vous le souhaitez et faire en sorte qu’il reflète votre marque personnelle.
Si vous créez votre propre adresse électronique, veillez à vérifier votre domaine avant d’envoyer des e-mails. Vous éviterez ainsi que vos messages ne soient signalés comme étant des courriers indésirables et ne se retrouvent dans le dossier spam.
Est-il vraiment important d'avoir une adresse e-mail professionnelle ?
Bien qu’il puisse sembler plus facile d’utiliser un domaine gratuit, le fait d’aller plus loin et de créer un domaine personnalisé fera une grande différence pour votre entreprise.
Le fait de disposer d’un domaine personnalisé améliore la visibilité de votre marque, ce qui permet aux clients de vous contacter facilement, donne à votre entreprise une image plus professionnelle et renforce la confiance qu’elle inspire.
Personne n’a envie d’écrire à une adresse e-mail qui ressemble à une fraude. Une adresse e-mail personnalisée fera paraître votre entreprise plus légitime, ce qui peut contribuer à attirer davantage de clients.
Votre adresse électronique fait bonne impression
Disposer d’un e-mail de qualité est un atout pour votre entreprise, c’est pourquoi il est essentiel que vous sachiez comment créer une adresse professionnelle à l’image de votre marque. Et si vous avez besoin d’aide pour y parvenir, il vous suffit de faire appel à Mailchimp.
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Principaux points à retenir
- Une adresse e-mail professionnelle renforce la crédibilité et donne une bonne première impression.
- L’utilisation d’un formatage cohérent dans l’ensemble de votre organisation crée une image de marque cohérente et rend vos adresses e-mail plus prévisibles et plus fiables pour les clients et les partenaires.
- Les adresses e-mail personnalisées offrent des avantages pratiques, notamment un meilleur taux de délivrabilité, une réduction du risque d’être signalé comme spam et la possibilité de créer plusieurs adresses spécifiques à un rôle.
- La façon dont vous mettez en forme votre adresse e-mail est presque aussi importante que le fait d’avoir un domaine personnalisé. Une adresse simple, facile à mémoriser et dépourvue de chiffres et de caractères spéciaux permet à vos clients de se souvenir facilement de votre e-mail et de conserver une image professionnelle.