Un buon indirizzo email può fare la differenza per la tua attività. Scopri come creare un’email professionale che rifletta il tuo brand nel modo migliore.
Inviare email è diventato un modo comune di comunicare nel mondo moderno: mandi email al tuo superiore, ai colleghi, agli amici, ai medici e così via.
Quasi tutti possiedono un indirizzo email personale e lo usano ogni giorno, sia per ricevere che per inviare email. Ci sono 4 miliardi di utenti email e si prevede che questo numero salga a 4,89 miliardi entro il 2027. Ci sono molti indirizzi email già presi, quindi come scegliere quello giusto per la tua azienda?
Scegliere un buon indirizzo email aziendale è fondamentale per molte ragioni. Il tuo indirizzo email è il modo in cui i futuri clienti e consumatori entreranno in contatto con te. Il tuo indirizzo email deve quindi essere semplice e facile da ricordare. Nessuno si ricorderà di contattare un'azienda che ha un indirizzo email lungo e complicato. Più semplice è, meglio è.
Perché gli indirizzi email sono importanti?
Ci sono due tipi di indirizzi email: personali e aziendali. La maggior parte delle persone ha un indirizzo email principale che usa per le comunicazioni quotidiane, mentre i professionisti utilizzano un'email aziendale per comunicare con clienti, partner e altre aziende. Questi indirizzi email aiutano a stabilire credibilità e a rendere l'azienda più riconoscibile.
Perché quindi serve un indirizzo professionale? Quando gestisci la tua attività, avere un indirizzo email professionale per la tua azienda è importante per molte ragioni, tra cui:
Crea una buona prima impressione
Il tuo indirizzo email è spesso il primo punto di contatto tra te e i potenziali clienti. Quando qualcuno vede un’email professionale con il nome della tua azienda, si forma immediatamente un’impressione positiva del tuo brand come legittimo e affermato. Un indirizzo email professionale dimostra che hai investito nella tua attività e prendi sul serio la tua immagine professionale.
Rafforza il brand
Il tuo indirizzo email è spesso una parte trascurata della tua identità online. Un indirizzo email personalizzato che include il nome della tua azienda rafforza il tuo brand con ogni messaggio inviato. Questo branding coerente aiuta i clienti a ricordare chi sei e rende le comunicazioni immediatamente riconoscibili nelle caselle di posta affollate.
L'email diventa un altro punto di contatto nella strategia di marketing complessiva, lavorando silenziosamente dietro le quinte per rafforzare il riconoscimento del brand. Col tempo, questo branding coerente genera familiarità e fiducia presso il pubblico.
Crea affidabilità
Il tuo indirizzo email può aiutarti a creare relazioni professionali. Le persone tendono a fidarsi di più delle email che provengono da un dominio personalizzato rispetto a quelle che provengono da account email gratuiti generici. Quando l'email include il nome dell'azienda, i destinatari si sentono sicuri di comunicare con una vera azienda piuttosto che con un potenziale spam.
Questa corrispondenza professionale è particolarmente importante quando chiedi ai clienti informazioni sensibili o quando invii documenti importanti. Un indirizzo email professionale offre un livello di legittimità che i servizi email gratuiti non sono in grado di eguagliare.
Offre flessibilità
Con il tuo dominio email aziendale, puoi creare più indirizzi per diversi reparti o funzioni. Sia che si tratti di [email protected] o [email protected], l'invio delle richieste al posto giusto migliora i tempi di risposta e la soddisfazione dei clienti.
Via via che la tua attività cresce, puoi aggiungere rapidamente nuovi indirizzi email per i nuovi membri del team senza cambiare il dominio. Questa scalabilità assicura che la struttura email possa evolversi insieme all'attività, senza interrompere i canali di comunicazione consolidati.
Migliora l'organizzazione
Gli indirizzi email professionali rendono più semplice gestire le comunicazioni aziendali separatamente dai messaggi personali. Puoi tenere traccia delle conversazioni con i clienti in modo più efficace, conservare le informazioni in modo più ordinato e assicurarti che le comunicazioni aziendali importanti non vadano perse.
Molti servizi di hosting email offrono strumenti organizzativi aggiuntivi come calendari condivisi, liste di contatti e archivi di documenti che semplificano ulteriormente le operazioni aziendali. Questa organizzazione migliorata alla fine salva tempo e riduce il rischio di perdersi delle comunicazioni.
Idee per email aziendali
Quindi, sai cos’è un’email professionale e perché gli indirizzi email sono utili. Ma ora arriva la parte importante: scegliere un indirizzo email aziendale per la tua attività. Scegliere un indirizzo email professionale può essere complicato, quindi per darti una mano, abbiamo fornito alcune idee per nomi di email aziendali che puoi usare come ispirazione:
Nome + cognome
In caso di dubbio, usare nome e cognome negli indirizzi email è sempre una buona idea. Questo non funzionerà per tutte le aziende, specialmente per quelle con molti dipendenti, ma è una buona opzione per gli imprenditori che usano il proprio nome per la propria attività. Un vantaggio di questo tipo di indirizzo email è che è facile da ricordare, mentre uno svantaggio è che non funzionerà se prevedi che la tua attività cresca in futuro.
Accorcia il nome
Indipendentemente dal fatto che usi il tuo nome o quello della tua azienda, un'altra buona idea per un indirizzo email professionale consiste nell'includere una versione abbreviata del nome. Questa è un'ottima idea se il nome completo dell'azienda è troppo lungo per essere incluso in un indirizzo email. Tuttavia, abbreviare il nome può anche creare confusione e generare errori di battitura.
Il tuo nome + posizione
Un altro esempio di indirizzo email include il nome e la sede aziendale. Questa è un'ottima idea se la tua azienda ha più sedi e necessiti di un modo per distinguerle.
Ad esempio, se hai un ufficio a New York e uno a Los Angeles, un'email potrebbe essere smith.losangeles@dominio e un'altra smith.newyork@dominio. Tuttavia, questo tipo di formato email può creare confusione se tu o un dipendente vi trasferiste in un'altra sede.
Il tuo nome + reparto
Se la tua azienda ha molti dipendenti, un buon modo per differenziarli è abbinare il nome del dipendente al suo reparto.
Ad esempio, chi lavora nelle risorse umane avrà l'email smith.HR@dominio, mentre chi lavora negli approvvigionamenti avrà l'email smith.acquisti@dominio. Questo tipo di formato email funziona benissimo se un dipendente rimane nel proprio reparto, ma può diventare complicato quando cambia ruolo e necessita di una nuova email.
Indipendentemente dal nome che scegli per l'email, è importante che l'indirizzo sia facile da ricordare e semplice. Qualsiasi indirizzo troppo lungo o complicato sarà facile da dimenticare e difficile da digitare. Il tuo indirizzo email dovrebbe essere facilmente pronunciabile e affidabile, così che i tuoi clienti possano sentirsi sicuri e a proprio agio nel contattarti tramite email.
Il tuo indirizzo email dovrebbe riflettere la tua attività in modo semplice. Sia che utilizzi il tuo nome + sede o il tuo nome + reparto, a patto che il tuo indirizzo email sia semplice e memorabile, dovresti essere a posto.
Best practice per formattare un indirizzo email professionale
Dopo avere deciso di usare un indirizzo email professionale, il passo successivo consiste nel formattarlo correttamente. La struttura del tuo indirizzo email influisce notevolmente su come i clienti percepiscono la tua azienda. Ecco alcune best practice da seguire quando crei indirizzi email professionali per te o per il tuo team.
Evita numeri, gergo e caratteri speciali
Mantieni l'indirizzo email pulito e professionale evitando numeri, espressioni gergali e caratteri speciali. Usare elementi come "cool92" o "best!!!" nell'indirizzo email aziendale può farlo sembrare poco professionale o addirittura spam.
Un formato semplice e diretto che utilizza il nome o il reparto crea un’impressione più affidabile e riduce la possibilità di errori di battitura quando altri tentano di contattarti.
Breve, pronunciabile e coerente
Gli indirizzi email più brevi sono più facili da ricordare, digitare correttamente e comunicare verbalmente. Punta a qualcosa che puoi facilmente dire a qualcuno al telefono senza dover sillabare ogni carattere.
Per gli indirizzi email aziendali, stabilisci una convenzione di denominazione uniforme (ad es. [email protected]) per creare un aspetto professionale in tutta l'organizzazione e rendere gli indirizzi email prevedibili sia per i dipendenti che per i clienti.
Usa correttamente i separatori (ad es. punto o trattino)
Separatori come punti, trattini o trattini bassi possono rendere più leggibili gli indirizzi email più lunghi senza aggiungere caratteri speciali. Il punto ([email protected]) è quello più comunemente usato e offre un aspetto più pulito negli ambienti professionali.
Qualunque separatore tu scelga, usalo in modo coerente in tutta l'organizzazione per mantenere un aspetto uniforme e professionale. Evita di usare più separatori diversi nello stesso indirizzo email, poiché questo può causare confusione.
Dominio personalizzato vs dominio gratuito
Un dominio personalizzato offre molti vantaggi alla tua azienda rispetto a un dominio gratuito. Quando usi un dominio gratuito per la tua email, ci sono diverse limitazioni per gli indirizzi.
I domini email gratuiti non hanno buoni tassi di deliverability e le email hanno maggiori probabilità di essere scambiate per spam, il che non è particolarmente ideale quando si tratta di email marketing.
Tuttavia, quando hai un indirizzo email personalizzato, sarà molto più facile per le persone contattarti. Un indirizzo email personalizzato migliorerà anche la credibilità della tua attività perché la farà sembrare più professionale rispetto all'uso di un dominio gratuito. Puoi modificare un'email personalizzata a tuo piacimento e fare in modo che rispecchi il tuo brand personale.
Se crei il tuo indirizzo email, assicurati di verificare il tuo dominio email prima di inviare qualsiasi messaggio. Questo ti aiuterà a evitare che le email vengano contrassegnate come posta indesiderata e finiscano nella cartella spam.
Avere un indirizzo email professionale è davvero importante?
Anche se potrebbe sembrare più facile utilizzare un dominio gratuito, fare uno sforzo in più e creare un dominio personalizzato farà davvero una grande differenza per la tua attività.
Avere un dominio personalizzato migliora la visibilità del brand, rendendo facile per i clienti contattarti, fa sembrare l'attività più professionale e aumenta l'affidabilità dell'azienda.
Nessuno vuole scrivere a un indirizzo email che sembra uno scam. Un indirizzo email personalizzato farà sembrare la tua attività più legittima, il che può aiutarti ad attirare un maggior numero di clienti.
Il tuo indirizzo email lascia un'impressione
Avere un buon indirizzo email può creare o distruggere la tua attività, motivo per cui è fondamentale sapere come creare un'email professionale che rifletta il tuo brand. Se hai bisogno di aiuto per creare un'email professionale, dai un'occhiata a Mailchimp.
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Punti chiave da ricordare
- Un indirizzo email professionale genera credibilità e crea una prima impressione forte.
- L'uso di una formattazione uniforme in tutta l'organizzazione crea un'immagine di brand coesa e rende gli indirizzi email più prevedibili e affidabili per clienti e partner.
- Gli indirizzi email di dominio personalizzati offrono vantaggi pratici, tra cui migliori tassi di deliverability, riduzione del rischio di essere contrassegnati come spam e la flessibilità di creare più indirizzi specifici per ruolo.
- Il modo in cui formatti il tuo indirizzo email è importante quasi quanto avere un dominio personalizzato. Mantenere il tuo indirizzo email semplice, memorabile e privo di numeri e caratteri speciali lo rende professionale e facile da ricordare per i clienti.